出欠管理をどうするか

吹奏楽とかオーケストラのような団体で、ちょっと続けてるような人なら誰しも考えたことあると思うんだけど、みなさん出欠の管理とかってどうされてますか?

私はアプリを使ってます。

 <Android>

bit.ly

<iPhone>

apple.co

「GroupCal」ってアプリです。まわりの打楽器メンバーの協力のもと、全員ダウンロードしてもらうことを前提にこの仕組みは成り立っています。感謝しよう

おすすめポイント

1.カレンダーごとに共有する相手を選べるぞ

よくある悩み、その1。演奏会ごとに乗るメンバーがけっこう違うこと。

MLとかSNSグループを作ってしまうと、参加しないメンバーには超めんどくさいことになってしまうが「退会」とか「メンバー削除」をするのって少し怖かったりする。

その点、これは毎回乗る人にだけ共有すればいいので楽。カレンダー名には演奏会の会期とかを入れよう。

これはちょっとした飲み会なんかにも使える。誘わない人に連絡がいくのは気まずい。

2.全員が編集可能になるぞ

要は同じ共有カレンダーを全員が見てるので、全員の変更がきちんと反映される!

なんだそれ、当たり前だろ、って思うかもしれないし私もそう思うが、例えばGoogleカレンダーで予定共有、とかってすると落とした後の変更は自分しか見られなかったり。マスターが編集するしかなくて、結局別の手段で出欠を確認したりってことが起こりがち。共有のスプレッドシートなんかを使うのも手だが、その為のものじゃないから携帯で見たり編集するのは困難を極める

3.自由記入欄があるぞ

よくある悩み、その2。予定表と出欠管理ツールが別になっちゃう。

このアプリでイベントをいれると「ノート/サブタスク」という項目があるので、そこに各々自由に書き込める。出欠を書くと便利だ。打楽器だったら、楽器を運ぶ人を書くとか。レンタル手配と入れておいて、対応したら消すとか。色んな使い方を試そう。

 

こんな無敵のアプリなんだけど、もちろんデメリットもある。

1.利用者がまだ少ない

これはなかなかのハードルで、大抵落としてもらうことになるので、まあ、正直めんどくさい。落としてしまえばカレンダーに招待するのは秒でいけるんだけど。使い方が知られていないというのもネックだ。

2.新しすぎる

去年だか一昨年だかに開発されたアプリで、利用者もまだ少ないものだから、いちいち挙動が怪しい時がある。あと日本語対応がまだ弱い...というのはofficeでも同じか。とにかく使われまくることで洗練されていくはずの部分が多少気にはなる。

 

とにかく便利です

まあ色々と書いたけど、結論とても便利です。煩雑なやり取りに苦戦してる方、ご一考されてはいかがでしょうか。

あと、もっといいツールがあれば(絶対にある)ぜひ知りたいところではあります。

それと、、早くアプリ用の広告いれよっと

 

(2020/10/19追記)

新しいアプリに換えました 。ツールはどんどん新しくなります…!

www.komaecityshimizu.com